Servicii de legalizare

Serviciile de apostilare și supralegalizare

APOSTILĂ ȘI SUPRALEGALIZARE

În conformitate cu prevederile articolului 139 alin. (1) din Legea notarilor publici și a activității notariale nr. 36/1995 în cazul în care, pentru valabilitatea în străinătate a actului notarial, este necesară supralegalizarea semnăturii şi a sigiliului notarului public sau apostilarea actelor notariale, aceste proceduri se îndeplinesc de către Camera Notarilor, la sediul principal ori la sediile judeţene ale acesteia, în a cărei circumscripţie îşi desfăşoară activitatea notarul public care a instrumentat actul, în condiţiile stabilite prin regulament.

Actele notariale care pot fi supuse procedurii apostilării sau supralegalizării în condiţiile stabilite de Regulamentul de aplicare a Legii notarilor publici și a activității notariale nr. 36/1995 sunt actele îndeplinite de către notarii publici, cu respectarea dispoziţiilor legii.

•  Apostila:

Odată cu intensificarea raporturilor economice, sociale și de muncă dintre state, cu apariția fenomenului migrației, a globalizării, a apărut dorința unei proceduri noi, suple și unitare. Această procedură internațională poartă denumirea de Apostila, aceasta constituind în fapt un certificat emis de statul de origine al actului prin intermediul unei autorități desemnate în mod expres, ce are competența de a reduce procesul autentificării documentului la o singură formalitate.

Apostila este un certificat eliberat de autorităţile competente ale unui stat semnatar al Convenţiei de la Haga, pentru actele oficiale întocmite în tara respectiva, care urmează sa fie prezentate pe teritoriul unui alt stat semnatar al Convenţiei. Apostila este in fapt o ştampilă care se aplică pe anumite acte şi prin care se atestă veracitatea semnăturii, calitatea în care a acţionat semnatarul actului sau, după caz, identitatea sigiliului sau a ştampilei de pe acest act.

Sunt considerate acte oficiale:

1. documentele care emană de la o autoritate sau de la un funcționar al unei jurisdicții a statului, inclusiv cele care emană de la Ministerul Public, de la un grefier sau de la un executor judecătoresc;
2. documentele administrative;
3. actele notariale;
4. declarațiile oficiale, cum ar fi: cele privind mențiuni de înregistrare, viză de învestire cu dată certă și legalizări de semnătură, depuse pe un act sub semnătură privată.

Autoritățile române competente să aplice apostila sunt:

• CAMERA NOTARILOR PUBLICI (acte notariale sub forma înscrisurilor autentice, cu data certă, cu legalizare de semnătură, copii legalizate ale actelor oficiale române, traduceri legalizate ale actelor oficiale române)
• INSTITUȚIA PREFECTULUI (documentele administrative)
• TRIBUNUL (hotărâri judecătorești și actele originale emise de Registrul Comerţului)

Convenția nu se aplică documentelor întocmite de agenții diplomatici sau consulari, înscrisurilor sub semnătură privată și documentelor administrative care au legătură directă cu o operațiune comercială sau vamală.

• Supralegalizarea

Datorită dorinței statelor de protecție și securitate atât a datelor, informațiilor furnizate cât și a securității oamenilor, s-a născut un instrument de recunoaștere a documentelor emise de un stat pe teritoriul altui stat, numit supralegalizare. Fiecare stat are reguli proprii pentru emiterea documentelor oficiale și pentru recunoașterea valabilității și utilizării acestora. Pentru a asigura o procedură unitară și sigură, în urma intensificării relațiilor diplomatice dintre state a luat naștere procedura supralegalizării, ce consta tocmai în respectarea unor formalități ce au ca scop confirmarea veridicității actelor emise în acel stat, care urmează a fi folosite într-un alt stat partener, respectându-se cu strictețe regulile diplomatice și suveranitate. Caracteristica procedurii supralegalizării o reprezintă certificarea actului cu respectarea etapelor succesive de verificare a documentului, fiind o procedură greoaie, dar care asigură stabilirea originii documentului.

 Supralegalizarea este procedura prin care se atestă, pentru statele care nu au calitatea de parte a Convenţiei de la Haga sau cu care România nu are tratate bilaterale pentru recunoaşterea reciprocă a actelor, faptul că actul notarial supus acestei proceduri este un act oficial, veracitatea semnăturii, calitatea în care a acţionat semnatarul actului şi identitatea sigiliului sau a ştampilei de pe acest act.

Autoritățile române competente să aplice supralegalizarea sunt:

• CAMERA NOTARILOR PUBLICI (acte notariale sub forma înscrisurilor autentice, cu data certă, cu legalizare de semnătură, traduceri legalizate)
• MINISTERUL AFACERILOR EXTERNE (documente administrative)
• MINISTERUL JUSTIȚIEI (hotărâri judecătoreşti și actele originale emise de Registrul Comerţului)

PENTRU FINALIZAREA PROCEDURII DE SUPRALEGALIZARE, actul notarial supralegalizat de către Camera Notarilor Publici urmează să fie supralegalizat de către Ministerul Afacerilor Externe şi de misiunea diplomatică sau oficiul consular din România al statului în care actul urmează să fie folosit.

Nu se apostilează sau supralegalizează de către birourile de apostilă și supralegalizare din cadrul Camerei Notarilor Publici:

• Actele emise de autorități străine ce urmează a fi folosite în România. Aceste documente pot fi apostilate ori supralegalizate doar în statele emitente,
• Actele întocmite de către notarii stagiari,
• Traducerile legalizate ale unor înscrisuri sub semnătură privată, cu excepția celor care au fost supuse unei proceduri notariale cum sunt: dată certă, legalizare de semnătură, copie legalizată etc,
• Documente ce conțin corecturi, ștersături, modificări, adăugiri neconfirmate oficial. În cazul certificatelor de stare civilă, titularul trebuie să solicite preschimbarea lor cu un certificat completat în mod corect.

În cazul actelor de studii preuniversitare (diplomă de bacalaureat, foaie matricolă,etc.), originalele trebuiesc vizate în prealabil de către Inspectoratul Școlar din județul în care au fost emise actele.

În cazul actelor de studii superioare (diplomă de licență, diplomă de master, supliment diplomă,etc.), originalele trebuiesc vizate în prealabil de către Ministerul Educației ori Centrul Național de Recunoaștere și Echivalare a Diplomelor.

Actele (diplome, adeverințe, certificate etc.) prin care se atestă calificarea în diferite meserii, emise în afara sistemului național de învățământ (de exemplu cursurile organizate de societăți comerciale), trebuiescvizate, pe original, de către Agențiile pentru ocuparea forței de muncă din județul în care actele au fost emise.

 Tarile semnatare ale Conventiei cu privire la suprimarea cerintei supralegalizarii actelor oficiale straine, adoptata la Haga la 5 octombrie 1961, precum si autoritatile competente sa apostileze, din fiecare stat semnatar, se regasesc pe site-ul www.hcch.net/en/states/hcch-members

Acte ce trebuie depuse când se solicită apostilarea sau supralegalizarea unui act notarial:

1. Actul notarial pe care urmează să fie aplicată apostila/supralegalizarea în numărul de exemplare dorit;

Atenție: La traducerile legalizate de către notarul public trebuie să fie anexate copii ale actelor care au fost traduse. Întregul act al traducerii legalizate (formată din copia anexată, traducerea și legalizarea de semnătură) trebuie să poarte ștampila și semnătura la îmbinarea a două pagini a notarului public și a traducătorului.

2. Copie xerox simplă după actul notarial ce urmează a fi apostilat/supralegalizat;

3. Actul original (se depune în cazul traducerilor legalizate şi al copiilor legalizate ale actelor oficiale române);

4. Copia actului de identitate valabil (atât a posesorului actului cât și a titularului actului);

Atenție: se va prezenta copia actului de identitatate al părintelui/tutorelui în cazul minorilor, sau după caz al unuia dintre moștenitori de drept în cazul în care titularul actului este decedat.

Apostila de la Haga nu ai este necesară pentru anumite documente

La 16 februarie 2019 a intrat în vigoare Regulamentul (UE) 2016/1191 al Parlamentului European și al Consiliului din 6 iulie 2016, prin care se simplifică cerințele referitoare la prezentarea unor documente oficiale eliberate într-un alt stat membru prin eliminarea Apostilei de la Haga și se elaborează o serie de Formulare Standard Multilingve ce pot fi completate de către autoritățile emitente pentru a facilita circulația documentelor.

Regulamentul se referă la documentele care sunt eliberate de autoritățile unui stat membru (funcționari, grefieri, minister, notariat, executor judecătoresc, agenți consulari) în conformitate cu dreptul intern și al căror scop principal este de a constata unul dintre următoarele elemente :

• Nașterea,
  • Faptul că o persoană este în viață,
  • Decesul,
  • Numele,
  • Căsătoria (inclusiv capacitatea de căsătorie și starea civilă),
  • Divorțul,
  • Separarea de drept sau anularea căsătoriei,
  • Parteneriatul înregistrat (inclusiv capacitatea de a încheia un parteneriat înregistrat și statutul de parteneriat înregistrat),
  • Desfacere unui parteneriat înregistrat,
  • Separarea de drept sau anularea unui parteneriat înregistrat,
  • Filiația,
  • Adopția,
  • Domiciliul și/sau reședința ori cetățenia.

În concluzie, potrivit regulamentului intrat în vigoare la 16 februarie 2019, documentele menționate nu vor mai avea nevoie de Apostila de la Haga. Pentru anumite documente se pot solicita Formularele Standard Multilingve și astfel cum înțelegem din articolul 6 din Regulament, o traducere efectuată de către traducător autorizat în România poate fi suficientă pentru a fi prezentată în orice alt stat din Uniunea Europeană.